ARTI DAN
FUNGSI OTOMATISASI PERKANTORAN
Otomatisasi
dalam bahasa Inggris disebut automation memiliki padanan kata
mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech Products N.V.,
1993). Automation memiliki dua makna yaitu 1) the use of automatic
equipment to save mental and manual labour (penggunaan peralatan otomatis
untuk menghemat pikiran dan tenaga) dan 2) the automatic control of the
manufacture of a product through its successive stages (kendali otomatis
dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis). Mechanization
yang memiliki kata kerja mechanize memiliki arti give a mechanical
caracter to (menerapkan sistem mekanis), dan compurization dengan
kata kerja computerize mengandung makna 1) equip with a computer,
install a computer in (menggunakan komputer) dan 2) store, perform, or
produce by computer (menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan dengan
komputer) (AND Complex for Windows, 1993).
Uraian
definisi otomatisasi di atas, menunjukkan esensi makna otomatisasi yaitu proses
penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis.
Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia, yang
tentu saja akan menimbulkan masalah tersendiri dan akan kita bahas dalam sub
bab yang akan datang.
Otomatisasi
sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Hal ini
mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih
khususnya komputer. Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti mengupas
berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu saja dengan tetap memperhatikan
relevansinya dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran.
Perkantoran,
sebagaimana telah diuraikan pada sub bab latar belakang, merupakan kegiatan
yang berhubungan dengan pelayanan (services) dalam perolehan, pencatatan,
penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Cakupan aktivitas
perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan seperti pencatatan, pembuatan dan
pengolahan naskah (word processing); penyajian/display, pengelompokan/sortir,
dan kalkulasi data (spreadsheet); pengelolaan database; melakukan
perjanjian, pertemuan, dan penjadwalan (appointment); presentasi;
korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya.
Otomatisasi
perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak
menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan
peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era
otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi
informasi, penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.
Otomatisasi
perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran elektronis
(electronic office/e-office). Perkantoran elektronis adalah aplikasi
perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses
berbasis elektronis dengan memnfaatkan fasilitas jaringan lokal (LAN). Istilah
ini yang dipergunakan dalam keputusan menteri pendayagunaan aparatur negara
nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang pedoman umum perkantoran elektronis lingkup
intranet di lingkungan instansi pemerintah.
Otomatisasi
perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologi perkantoran sebab otomatisasi
merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini pergeseran dari
teknologi manual kepada teknologi otomatis. Pakpahan (2006) menjelaskan
teknologi perkantoran sebagai berikut:
“Teknologi
perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah,
memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien
dengan menggunakan mesin-mesin. Oleh karena itu perlu sekali mengenal tentang
jenis mesin untuk keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunkannya.
Untuk dapat menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiap
mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara pemeliharaannya”.
Paparan di
atas mengisyaratkan bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses peralihan
dalam teknologi perkantoran. Dengan kata lain, mempertegas definisi sebelumnya,
bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses pengalihan metode pencatatan,
penghimpunan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan bahan-bahan
keterangan dari metode manual yang banyak melibatkan tenaga manusia kepada
metode otomatis yang banyak melibatkan operasi mesin otomatis bahkan komputer.
Sedikit
mereview teknologi perkantoran yang lazim diterapkan, umumnya mencakup
penggunaan peralatan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut:
Dilihat dari
tenaga penggeraknya, yaitu:
- Mesin
manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
- Mesin
listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik
atau baterai.
Dilihat dari
cara kerja dan komponen mesinnya:
- Mesin
mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam
operasinya.
- Mesin
elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa
kabel-kabel.
Dilihat dari
fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu:
- Mesin-mesin
untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;
- Mesin
tulis
- Mesin
dikte
- Mesin
penomor
- Asahan
pensil
- Mesin-mesin
untuk menghimpun bahan keterangan;
- Pembuka
surat
- Mesin
penjilid
- Hechtmachine
- Pemotong
kertas
- Pencatat
uang kas
- Mesin-mesin
untuk mengolah bahan keterangan;
- Mesin
jumlah
- Mesin
hitung
- Komputer
- Mesin-mesin
untuk memperbanyak bahan keterangan;
- Mesin
stensil
- Mesin
stencil spirtus
- Mesin
fotocopi
- Mesin
perekam sheet
- Mesin
offset
- Berbagai
mesin cetak
- Mesin-mesin
untuk mengirmkan bahan keterangan;
- Telepon
dan interphone
- Teleprinter
- Facsimile
- Mesin-mesin
untuk menyimpan bahan keterangan;
- Mikrofilm
- Penghancur
kertas
- Pelubang
kertas/kartu
Otomatisasi
penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi proses/kegiatan
perkantoran. Seiring dengan desakan global dan perkembangan teknologi informasi
yang menuntut terselesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan
akurat, kebutuahn peralihan metode dari manual ke otomatis sudah menjadi
keniscayaan untuk segera dipenuhi. Namun, bukan berarti dengan serta merta
meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek
lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi.
Daftar
Pustaka
AND Complex
for Windows. (1993). Concise Oxford Dictionary. Rotterdam, Netherlands.
Antarina, A.
(2004). Penerapan Teknologi Informasi di Indonesia dalam Memperoleh Keunggulan
Bersaing.
Lernout
& Hauspie Speech Products N.V. (1993). Portions of International
CorrectSpell™ spelling correction system. Thesaurus on Microsoft Office 2007
.